共有Excelを同時編集できない理由と解決策｜社内サーバーの場合

私がExcelで作った在庫管理表を、生産管理と組立現場は毎日、受け入れの作業員はほぼ毎日使っていました。 受け入れ作業で誰かがファイルを開いているあいだ、ほかの人は表を見られるだけで、更新はできませんでした。

はじめのうちは、面倒だけれど後回しにすればいい、という程度に受け止めていました。 それが毎日のことになると、待ちに振り回されて、仕事が遅れていきました。

その場では手を打たずにいたこの待ちが、アプリを作ろうと考えたきっかけです。

社内サーバー（\\server\folder の形で開く置き場）は、共同編集に対応しません

Microsoftの公式ページにある理由と、ロックされたときの案内

公式ページが共同編集に対応しないとする場所の1つが、\\server\folder のような「サーバーのパス」です。 パスとは、ファイルの置き場所を示す書き方のことです。

そこに置いたファイルは、ロックのエラーになります。 ロックとは、ほかの人が書き込めない状態になることです。

たとえば、入荷を記録したい人が開こうとして、ロックの知らせが出たとします。 ほかの人がロックしている場合の案内は、3つです。

• その人が閉じるまで待つ。
• 見ることはできても書き込めない開き方で、内容を見る。
• 相手に閉じてもらうよう頼む。

どれも、同時に更新を進める方法ではありません。 出典：Microsoft サポート「Excel ファイルの編集中にロックされる」

OneDrive や SharePoint Online でも同時に編集できないなら、版・自動保存・機能の順に見る

みんなの置き場が、すでに OneDrive や SharePoint Online の会社は別です。 どちらも、変更がクラウドに保存される保存場所で、共同編集に対応しています。 クラウドとは、インターネットの先にあるファイル置き場のことです。

それでも同時に編集できないなら、Excelの版、自動保存、使っている機能の順に見ていきます。 条件と見る場所は、公式ページをもとに段階2にまとめました。

誰も開いていないのにロックされるなら、一時ファイルを疑う

Excelは編集のあいだ、同じフォルダーに一時ファイルを置きます。 予期せず終了すると、これが残ることがあります。 すると、ファイルはロックされた扱いになり、ほかの人が開けなくなります。

誰も開いていないはずなのにロックされる場合は、これが原因のことがあります。 詳しい人が社内にいなければ、下の公式ページの手順を上司と一緒に読んで進めてください。 出典：Microsoft サポート「"使用中のファイル" エラーを解決する」

私の在庫管理表も、同時に更新できずに毎日待ちが出ていました

私が最初に作った管理表は、Excelの関数やマクロ、VBAを使ったものです。 テンプレートを起点に、在庫管理、発注管理、受け入れまでつながる作りにしました。

マクロとは、くり返しやる操作を記録して、自動で実行できるようにしたものです。 VBAは、Officeアプリケーションを拡張するためのプログラミング言語です。 出典：Microsoft サポート「クイック スタート: マクロを作成する」、Microsoft Learn「Office VBA の基礎知識」

その在庫管理表を、私たちは社内サーバーに置いて使っていました。 組立現場は、その日の組立数を入力していました。

足りなくなりそうな部材があれば、生産管理に連絡していました。 表の数字は仮のもので、実際の数は現場にしか分からなかったからです。

生産管理は、支給される部材と購入する部材を毎日入力していました。 受け入れの作業員も、ほぼ毎日、同じファイルを使う必要がありました。

ところが、同時に1人しか作業できませんでした。 それぞれの部署で、毎日待ちが出ました。

ほかにも、データが重い、記入漏れに気づくのが遅れる、といった困りごとがありました。 私は最終的に、業務アプリを自分で作る道を選びました。

ただ、アプリを作る前に試せる方法があります。 手間の小さいものから順に、3段階で紹介します。

段階1：今のExcelのまま、運用ルールで待ちを減らす

道具を変える前に、使い方を見直します。 私は後回しにしてしまいましたが、ここは費用をかけずに試せます。

開いている時間を短くするルールを決める

待ちが長くなる原因の1つは、ファイルを開いたままにすることです。 次のようなルールを決めます。

• 入力が終わったら、すぐに保存して閉じる
• 席を離れるときは、閉じてから離れる
• 作業を始めるときと終えたときに、周りへ声やチャットで知らせる

たとえば、入力のために開いた人が、そのまま休憩に行ったとします。 その間、入荷を記録したい人は待つことになります。 すぐ閉じると決めておけば、この待ちは短くなります。

始めと終わりを知らせれば、誰が使っているかを探して歩く手間も減ります。 決めたルールは紙に書いて、入力するパソコンの近くに貼っておきます。 貼っておけば、新しく入った人にも口で説明し直さずに済みます。

担当ごとにファイルを分けて、待たずに済むかを試す

たとえば、発注を入力する人と、入荷を入力する人が別だとします。 発注用と入荷用でファイルを分けて、互いを待たずに済むかを試します。 最初は1組だけ分けて、数日使って確かめてください。

ただし、分けた表どうしで数字をやり取りしているなら、転記などの手間が増えます。分ける数は、管理しきれる範囲にとどめてください。

段階2：条件がそろうなら、Microsoftの共同編集で同時に編集する

運用ルールで足りない場合は、Excelの共同編集を考えます。 社内サーバーに置いたままでは使えないので、保存場所を変えることになります。

なお、社内サーバーに置いたまま複数の人で使う「共有ブック」という機能もあります。 ただしMicrosoftは、制限の多い以前の機能だとして、共同編集をすすめています。 出典：Microsoft サポート「共有ブック機能について」

共同編集の条件は、契約・版・保存場所・ファイル形式

Microsoftの公式ページは、共同編集の条件として次を挙げています。

• 契約：Microsoft 365 サブスクリプション。そのアカウントでサインインする
• 版：最新版の Excel for Microsoft 365
• 保存場所：OneDrive、OneDrive for Business、SharePoint Online のどれか
• ファイル形式：.xlsx、.xlsm、.xlsb のどれか

サブスクリプションとは、期間ごとに料金を払って使う契約のことです。 サインインとは、契約したアカウント（使う人の登録）でソフトに入ることです。

複数の人が同じ箇所を変更したときは、原則として最後に保存された変更が残ります。 出典：Microsoft サポート「Excel ブックの共同編集を使用して同時に共同作業を行う」

たとえば、在庫の同じ欄を別々の人が同時に直すと、片方の数字が残らないおそれがあります。 誰がどの範囲を入力するかを、先に決めておくことをおすすめします。

対応しない版のExcelで1人が開くと、全員にロックのエラーが出る

公式ページの表記では、「Excel 2016、2019、2021 LTSC」は共同編集に対応しません。

こうした版で1人でも開くと、ほかの全員にロックのエラーが出ます。 ロックのエラーが出る理由のうち、いちばん多いのがこれだという説明です。

版が合わない人には、Excel for the web を使う方法があります。 Excel for the web は、ブラウザー（ホームページを見るソフト）で使うExcelです。 出典：Microsoft サポート「Excel ファイルの編集中にロックされる」、Microsoft サポート「Excel ブックの共同編集を使用して同時に共同作業を行う」

たとえば、現場のパソコンだけ対応しない版の会社です。 そこで開くと、全員にロックのエラーが出ます。 始める前に、編集する全員のExcelの版を確かめてください。

条件がそろっても同時編集できないときは、自動保存・機能・形式を見る

すでに OneDrive や SharePoint Online に置いていて、版もそろっている会社の話です。 それでも同時に編集できないときは、次の3か所を順に見ていきます。

1つ目は、自動保存です。 公式ページの手順には、自動保存がオンになっているかを確かめる、という一文があります。 自動保存が有効になるのは、条件にある3つの保存場所のどれかにファイルがあるときです。

変更がクラウドに自動で保存され、ほかの人の変更を数秒で確認できる、という説明です。 画面のどこに、どんな表示で出るかは、お使いのExcelで確かめてください。 出典：Microsoft サポート「Excel ブックの共同編集を使用して同時に共同作業を行う」

2つ目は、そのファイルで使っている機能です。 共同編集に対応しない機能を誰かが使うと、共同編集が一時的に止まることがあります。 対応しない機能として公式ページに挙がっているのは、次のものです。

• 共有ブック機能
• パスワードによる暗号化やアクセス制限
• 表やピボットテーブルの「ファイルを開くときにデータを更新する」設定
• 一部のアドイン（Excelに後から足す追加の機能）

出典：Microsoft サポート「Excel ブックの共同編集を使用して同時に共同作業を行う」、Microsoft サポート「Excel ファイルの編集中にロックされる」

たとえば、管理表にパスワードをかけて、開ける人を絞っている会社です。 条件がそろっているのに同時に編集できないなら、ここが原因かもしれません。

3つ目は、ファイル形式と置き場所の種類です。 Strict Open XML スプレッドシートという形式のファイルは、共同編集に対応しません。 置き場所が SharePoint でも、オンプレミスのものは対応しません。

オンプレミスとは、サーバーを自社の中に置いて動かす形のことです。 自社の SharePoint がどちらかは、社内でパソコンを管理している人に聞いてください。 出典：Microsoft サポート「Excel ファイルの編集中にロックされる」、Microsoft サポート「Excel ブックの共同編集を使用して同時に共同作業を行う」

マクロ入りの管理表は、ブラウザー版でマクロを実行できない

私が作った管理表のように、マクロを使っている場合は確認が要ります。 公式ページで確認できたのは、次の3点です。

• マクロ入りのファイル形式（.xlsm）は、共同編集の条件に含まれている
• Excel for the web では、VBAマクロの作成、実行、編集ができない
• Excel for the web でも開いて編集はでき、もとからあるマクロはファイルに残る

出典：Microsoft サポート「Excel ブックの共同編集を使用して同時に共同作業を行う」、Microsoft サポート「Excel for the web で VBA マクロを操作する」、Microsoft サポート「ブラウザーと Excel でのブックの使用の相違点」

パソコンに入れたExcelで共同編集するあいだのマクロの動きは、確認できていません。そこで、いきなり本番のファイルを切り替えないことをおすすめします。

管理表のコピーを条件に合う保存場所に置き、複数人で普段の操作を試し、マクロが動くかを確かめてください。

保存場所を変える前に、社内の決まりを確かめる

共同編集では、ファイルの保存場所が社内サーバーからクラウドに変わります。 先に、次の3点を書き出してください。

• 社内のデータを、新しい保存場所に置いてよいか
• 取引先から預かった情報が、ファイルに含まれていないか
• 必要な契約があるか。無い場合に費用がかかるか

たとえば上司に「取引先の情報を社外に置いていいのか」と聞かれても、答えられます。

段階3：それでも作業が止まるなら、業務アプリへの置き換えを考える

ここまでの方法で足りるなら、それで十分です。

業務アプリは、データを1か所にまとめて各自の画面から入力する

業務アプリは、データをデータベースという専用の入れ物にまとめて保管します。 たとえば、受け入れの入力中でも、生産管理は自分の入力を進められる作りにできます。

ただし、入力が要らなくなるわけではありません。人が毎日入力し、システムがそれを支える形は変わりません。減らすことをねらえるのは、待ちや転記といった、入力以外の手間です。

私が作った一元管理システムの例

私は製造業で10年以上働き、生産管理システムの構築を担当してきました。 Excelの限界を解決するために自分で作ったのが、業務アプリです。 目指したのは、必要な人が必要なときに作業でき、進捗を把握しやすいことです。

実例として、海外拠点との輸出入がある製造業向けのシステムがあります。 生産計画、支給品の受入、購買、在庫、輸出入を1つのシステムにまとめたものです。

支給品とは、取引先から支給される材料や部品のことです。 サプライヤ（仕入先）ごとの基本項目の設定や、表示項目の変更ができます。 発注から入荷時期までを把握できます。

置き換える前に、今の仕事の流れを書き出す

最初にやることは発注先探しではなく、今の仕事の流れを紙に書き出すことです。

• 誰が、いつ、どの表に、何を入力しているか
• その入力は、次に誰のどの作業で使われるか
• どこで待ちや転記が起きているか

たとえば「現場の担当が、夕方に、在庫表へその日の出来高を入力する」と書きます。 続けて「翌朝、発注の担当がその数字を見て、足りない部材を確かめる」と書きます。

こうして並べると、誰の入力を誰が待っているかが見えてきます。

書き出したメモを表にまとめ直す作業には、生成AIが役に立つ

書き出したメモを表にまとめ直す作業には、生成AIが役に立ちます。 生成AIとは、文章で指示すると、文章や表などを作って返すAIのことです。 外部のサービスに入力してよい内容かは、社内の決まりを先に確かめてください。

指示の出し方は、ChatGPTのプロンプトの書き方とコツで紹介しています。 AIを仕事に使うことに不安がある方は、AIは敵か味方かを考えた記事も参考にしてください。

どの段階まで進めるかは、3つの問いで決める

上から順に確かめてください。

自分で確かめる問い	「はい」のときに試す方法
待たされるのは、誰かが開いたままにしたときや、決まった時間帯だけか	段階1の運用ルール
編集する全員が、共同編集の条件をそろえられるか	段階2の共同編集。先にコピーで試す
コピーで試しても、マクロを使う入力や転記、記入漏れの困りごとが残るか	段階3の業務アプリを検討

1つ目の問いは、数日のあいだ、待たされた場面をメモすると答えが出ます。 困りごとが重なっているなら、同時編集だけを解決しても、不満は残ります。

まとめ：運用ルール、共同編集、業務アプリの順に試す

私自身は、この待ちにその場で手を打たず、仕事が遅れていきました。 Next Creationsでは、現場の作業を観察し、その流れに合わせた業務システムの個別開発をお受けしています。 同時にお受けするのは1件までです。

今の困りごとを書き出したメモだけでも構いません。 info@next-creations.jp までお気軽にご相談ください。