製造業の会社に入ったころ、在庫管理などを Excel の管理表でしていました。 月が変わるたびに新しい月を横に足し、過去の月は非表示にしていくだけの作りです。 使えば使うほどファイルが重くなり、すごく重いな、と感じていました。 同じように月を足していく表が重くなってきて、作りを変えるかどうかで迷っている人もいるはずです。 まずは、その表で月をまたいで引き継いでいる数字がどれかを、書き出すところから試せます。
月を横に足し、過去の月は隠していく管理表だった
入社したころの管理表は、関数でつながっていました。 在庫管理などを、その表で回していたんです。
月が変わると、新しい月の分を、表の横に足していきます。 過去の月は、非表示にしていくだけでした。 隠してしまえば、画面の上では今の月のあたりしか目に入りません。
よくある悩み
日向創関数でつながった表に、月を足していく作りは、分かりやすい形だと思います。 Excel が悪いわけじゃないんです。 困りごとになったのは、その表を使い続けたあとでした。
非表示にした月も計算し続けて、使うほど重くなった
使っていくうちに、ファイルが重くなっていきました。 私の表では、非表示にした過去の月も、関数で計算し続けていたんです。 月を足すほど、隠れた月も増えていきます。 使えば使うほど、ファイルは重くなりました。
使うたびに、重さが気になっていました。
とにかく、重い。
隠せば片づいた気になります。 でも、私の表では、隠した月も計算の中に残っていました。
よくある悩み日向創Excel の中で何がどう計算されているかを、私が仕組みとして言い切ることはできません。 言えるのは、私の表ではそうなっていた、というところまでです。 あなたの表にも、隠したままの月はありますか。
生成AIが無かったので、VBA で月ごとのテンプレートに切り替えた
じゃあ、どうするか。
当時は、まだ生成AIがありませんでした。 手元にあったのは、Excel の関数とマクロ、そして VBA です。 そこで選んだのが、ファイルを月で区切り、テンプレートにして切り替える形でした。
- テンプレート
-
月ごとのファイルを作るときの、もとになるひな形のファイル。
- VBA
-
Excel のマクロ（決まった作業をまとめて動かすもの）を書くための仕組み。
ただ、月で区切るだけでは済みませんでした。 私の表には、月をまたいで引き継ぐ数字があったからです。 月ごとにファイルを分けるなら、その数字を次の月へ渡す手だてが要ります。
私は面倒くさがりを自覚しています。 だからこそ、手間を減らす方法を考えるほうです。 このときは、VBA で必要な部分だけを切り出してテンプレートに入れ、数字を引き継げるようにしました。
月ごとのファイルを、テンプレートから作って切り替えていく。 生成AIが無かった当時、私の管理表はこの形になりました。
今、同じ表を前にしたら
今だったら、このやり方はやらないと思います。
当時と今とでは、手元にある道具が違います。 前は知識が無いとできなかったことも、今は生成AIを使えば、ある程度は形にできると感じています。
それでも、私なら道具から選びません。 同じように月を足していく表が重くなったら、次の順で考えます。
形を変える前に、重さの元を確かめる
私の表で重さの元になっていたのは、隠した月の計算でした。 ただ、ほかの表でも同じとは限りません。
いきなり作りを変えても、重さの元がほかにあれば、手間だけが増えます。 形を変えるのは、重さの元が分かってからでも遅くない、と私は考えています。
エクセルが重いときに、シートを減らす前に確かめる所は、次の記事にまとめています。
月をまたいで引き継ぐ数字を、先に書き出す
私の管理表で、VBA まで使って手をかけたのは、月をまたいで引き継ぐ数字でした。
私なら今、その数字が何で、誰がいつ使うのかを、先に紙に書き出します。 表の形を決めるのは、そのあとです。 あなたの表で、月をまたいで引き継いでいる数字は、いくつありますか。
写真：AI で生成したイメージ画像です
書き出してみると、引き継ぐ数字が少ないこともあるはずです。 それなら、Excel の中で形を変えるだけで足りるかもしれません。
月ごとにシートやファイルを分ける形にも、手間は残ります。 私も、月の切り替えの手間が多いと感じてきました。 月別のシートの管理が大変になる理由と、1枚の表に足していく形を小さく試す手順は、次の記事に書いています。
引き継ぐ数字が増えてきたら、Excel の外も並べて考える
引き継ぐ数字が増え、それを関数や VBA でつなぎ続けるようになったら。 私なら、Excel の外に出す手も並べて考えます。
私自身、Excel の限界を感じて、必要な人が必要なときに作業できるアプリを自作してきました。 業務アプリ（仕事に合わせて作る専用の画面と仕組み）は、その一つの形です。
よくある悩み日向創大きく変える前に、小さく試して確かめる。 私なら、その順番を守ります。
Excel から業務アプリへ移る替えどきを、どこで見るかは、次の記事にまとめました。 上の人に話すときの材料にもなります。
まとめ
月を横に足し、過去の月を隠していく管理表は、私の表では、使えば使うほど重くなりました。 当時は生成AIが無く、VBA で月ごとのテンプレートに切り替えましたが、今ならこのやり方はやらないと思います。 私なら、形を変える前に先に見るのは、重さの元と、月をまたいで引き継ぐ数字です。
表を変えたいと上に話す前の段階でも、相談を受けています。 書き出した「月をまたいで引き継ぐ数字」のメモ（会社名は入れずに）を添えて、お問い合わせのページから送ってください。 メールなら info@next-creations.jp です。
