生成AIを初めて仕事で使ったのは、お客さんに送るメールの下書きでした。 会社名も名前も製品名も、「○○」や「製品1」に置き換えてから頼みました。 会社の決まりで社内の情報を AI に入れられず、それなら使えない、と手が止まっている人もいると思います。 まずは、次に書くメール1本を、名前を「○○」にして頼むところから試せます。
初めて仕事で頼んだメールの下書きは、名前を「○○」にして入れた
生成AIを使い始めたころ、最初に仕事で頼んだのは、お客さんに送るメール文でした。 企業名、人の名前、製品名。 どれも「○○」や「製品1」のような名前に置き換えてから入れて、いい感じのメール文を作ってほしいと頼みました。
名前を消しても、メールの用件は消えません。 何をお願いしたいのか。いつまでに返事がほしいのか。相手とはどんな間柄か。 AI に要るのは、名前より、この用件と流れのほうだと私は考えています。
たとえば、納期が変わったことを知らせるメールなら、次のように頼めます。○の所を、自分の仕事の内容に変えて使ってください。
次の内容で、取引先に送るメールの下書きを作ってください。
・相手：○○社の○○様（購買の担当の方）
・伝えること：製品1の納品日が、○月○日から○月○日に変わる
・お願いしたいこと：変わった日で受け取れるかの返事
・言葉づかい：ていねいに、でも長くしない
・名前と日付は「○○」「○」のまま残してください出てきた下書きは、用件の順番が合っているかを読み、○の所は送る前に自分で埋めます。
よくある悩み
日向創出てきた文はAIっぽく、手直しが多かった
使い始めたころの AI の文は、感情のないロボットが書いたような文が多かったです。 いかにも AI っぽい。 正直、直す所はたくさんありました。
文はロボットみたいでした。それでも、用件の大枠はできていたんです。
出てきた文章は大枠として使い、自分で手直しして使いました。 AI が作ったのは下書きで、仕上げたのは私です。 大枠を作るのに、本当の名前は要りませんでした。
私なら、「○○」を本当の名前に戻すのは、送る直前に、自分の手でやります。 ここを AI に任せると、結局、名前を入れることになるからです。
置き換える所は、頼む前に自分で決めておく
メールのときに置き換えたのは、企業名・名前・製品名の3つでした。 ただ、伏せたい所は、仕事によってほかにも出てくるはずです。 私なら、頼む前に、何をどう置き換えるかを表にして決めておきます。
| 元の情報 | 置き換え方 | 例 |
|---|---|---|
| 会社名・取引先の名前 | 「○○社」にする | ○○社 |
| 人の名前 | 「○○様」か、役割で書く | 購買の担当の方 |
| 製品名・品番 | 番号をふった仮の名前にする | 製品1、部品A |
| 数量・金額・日付 | 「○」のまま残す | ○個、○月○日 |
| 図面・社内の資料 | 入れない。頼みたいことだけを文で書く | 「図面を添付する」とだけ書く |
表にしておけば、頼むたびに迷わずに済みます。 伏せる所が、頼む人によって変わらないのも助かる所です。
ひとつ、やらないでほしいことがあります。 置き換えそのものを AI に頼むことです。
名前の入った文を貼って「名前を伏せて」と頼めば、その時点で、伏せたい名前を AI に入れています。 順番が逆なんです。 置き換えは、AI に渡す前に、自分の手元で済ませます。
前のメールを貼り付けて頼むときは、署名や引用の部分に、本当の会社名や名前が残っていることがあります。貼る前に、上から下まで一度見直します。
使っている AI のアカウントが、入れたものを学習に使う設定かどうかは、これとは別に確かめる所です。 ただ、設定を確かめたあとも、社外秘の情報は入れません。ここは当然のことだと私は思っています。 学習の設定をアカウントごとに確かめる方法と、設定のあとも社外秘を入れない理由は、次の記事にまとめました。
数字そのものが要る仕事は、AI に入れ物を作らせる
メールなら、名前を伏せても用件は伝わります。 でも、在庫の数や受注の一覧のように、数字そのものが要る仕事もある。 伏せたら、中身が何も残りません。
じゃあ、そういう仕事に AI は使えないのか。 私の答えは、AI に仕事をさせるのではなく、仕事に合わせたアプリを AI に作らせる、です。
アプリは、データを入れる入れ物にすぎません。 本番の数字を入れるのは、できあがったアプリを社内で使うときだけです。 私なら、作っている間に AI に渡すのは、表の形と、架空のデータ（実在しない名前や数字）だけにします。 会社で AI を使う許可をもらうときも、私は「AI はアプリという入れ物を作るだけで、中に入って何かをするわけではない」と説明しました。
架空のデータは、AI に作ってもらえます。○の所を、自分の表の項目に変えて使ってください。
在庫の管理表の見本を作りたいです。
次の条件で、架空のデータを○行作ってください。
・列：品名、品番、在庫数、発注点、置き場所
・品名と品番は「部品A」「品番A」のような仮のものにする
・実在する会社名・製品名・人の名前は使わない
・在庫数が発注点より少ない行を、いくつか混ぜる出てきた表は、仮の名前のままになっているか、本物に似た名前が混ざっていないかを、一度見てから使います。
よくある悩み日向創私も、自作のアプリを見本として動かして見せたとき、その中に本番のデータは入れられませんでした。 それでも、どう動くのかを見せる分には、それでよかったと今は思っています。
AI にアプリを作らせる前に書いておく目的と前提は、仕様書を作らずにコードが散らかった話と一緒に、次の記事にまとめました。
入れられない決まりがあっても、頼める所はある
会社の決まりで入れられないのは、名前と、本物の数字です。 逆に言えば、用件の流れや表の形のように、伏せても残るものは頼めます。
セキュリティを心配する会社の事情は、もっともです。 そこは、何を言っても変わらない。 だったら、入れずに頼める所から使えばいいんです。 「入れられないなら AI は使えない」と決めてしまうのは、もったいない。
メールの頼み方も、今は変わりました。 毎回一から書かずに、決めておいた書き方を呼び出して作っています。 それでも、最初の一歩は、名前を「○○」にした1本のメールでした。
次に書くメールで、伏せる所はいくつありそうですか。 まずは小さく試してみてください。 伏せる所を先に書き出してから頼む。この順番だけ守れば、1本目から試せます。
写真：AI で生成したイメージ画像です
まとめ
- 初めて仕事で生成AIに頼んだメールの下書きは、会社名・名前・製品名を「○○」や「製品1」に置き換えて入れました。出てきた文は AI っぽく、大枠として使って自分で直しました。
- 置き換える所は、頼む前に表にして決めておきます。置き換えを AI に頼むと、伏せたい名前をそのまま入れることになります。
- 数字そのものが要る仕事は、私なら AI に仕事に合わせたアプリを作らせ、作っている間は架空のデータだけを渡します。
入れない情報を社内ルールにどう書いておくかは、Word のひな形と一緒に次の記事にまとめました。上に相談するときの材料にもなります。
Next Creations は、中小製造業向けに、現場の作業を観察し、その流れに合わせて一から設計する業務システムの個別開発をしています。どこまで伏せれば AI に頼めるかを整理したい、という段階でも構いません。伏せる所を書き出したメモ（本物の名前や数字は書かずに）を、お問い合わせのページから送ってください。メールなら info@next-creations.jp です。
