原価や単価が入った管理表を、だれかに渡さないといけない。 シートに保護はかけたけれど、これで本当に大丈夫なのか。 そう迷ったことはありませんか？
私も、在庫管理表を社内サーバーに置いて、生産管理と組立の現場で毎日使っていました。 いろいろな人が開くファイルほど、中に何を入れておくかは気になります。 まずは、今のファイルにかかっている保護が、どの段階のものかを確かめるところから始めてみてください。
開ける人を決めたいなら、シートの保護ではなく、ファイルにパスワードをかけて暗号化します。 ただし、だれにパスワードを教えるかまで決めて、はじめて「開ける人を決めた」と言えます。
- シートの保護は書き換えを防ぐもので、ファイルを開くことは止めません。
- 開ける人を決めるのは、ファイルをパスワードで暗号化する方法です。
- パスワードを知っている人が、そのまま開ける人になります。
よくある悩み
日向創シートの保護では、ファイルを開ける人は決められません
シートの保護は、セルを書き換えられないようにする機能です。ファイルを開くこと自体は止めません。
保護は、ファイル・ブック・シートの3つの段階に分かれています
Microsoft の公式ページによると、Excel の保護は3つの段階に分けて説明されています。
| 段階 | 何を止めるか |
|---|---|
| ファイルの段階 | ファイル全体にパスワードをかけて、開く・変更するのを止める |
| ブックの段階 | シートの追加・移動・削除・名前の変更などの構成を止める |
| ワークシートの段階 | シートの中でできる操作（セル・範囲・数式など）を決める |
ワークシートの段階の保護は、セキュリティ機能として作られたものではありません。ロックされたセルを変更できないようにするためのものです。
出典：Microsoft サポート「Excel の保護とセキュリティ」
「シートに保護をかけたから安心」という考え方は、私は違うと思っています。 書き換えは止められても、開いて見ることは止められないからです。 私なら、まず今かかっている保護がどの段階のものかを確かめます。
シートの保護のかけ方はエクセルの数式の上書き防止の記事に、数式を数式バーに見せない設定はエクセルの数式を非表示にする方法にまとめました。
最終版にする・ブックの保護も、開くのは止めません
名前だけ見ると守ってくれそうな機能が、ほかに2つあります。
1つ目は［最終版にする］です。設定すると入力や編集のコマンドが使えなくなり、ファイルは見ることはできても書き込めない状態になります。 ただ、この機能はセキュリティ機能ではありません。コピーを受け取った人は、最終版の状態を外せば編集できます。
出典：Microsoft サポート「ファイルの最終版への変更を防ぐ」
2つ目は［ブックの保護］です。防げるのは、非表示のシートを表示することや、シートの追加・移動・削除などです。 ファイルやワークシートをパスワードで保護することとは、同じではありません。
どちらも、ファイルを開くこと自体は止めません。 名前に「保護」や「最終版」と付いていると、つい安心してしまいますよね。
開ける人を決めるなら、ファイルをパスワードで暗号化します
答えは、ファイルにパスワードをかけて暗号化することです。パスワードを知らない人は、そのファイルを開けなくなります。
出典：Microsoft サポート「Excel の保護とセキュリティ」
パスワードで暗号化する流れ
流れは、次の4つです。
［ファイル］から［情報］を開く
パスワードをかけたいファイルを開いて、［情報］に進みます。
［ブックの保護］から［パスワードで暗号化］を選ぶ
名前は［ブックの保護］ですが、ここで選ぶのはファイル全体を暗号化する項目です。
パスワードを入れて OK を選ぶ
開ける人に伝えるパスワードを入れます。
もう一度同じパスワードを入れて OK を選ぶ
確かめのために、同じパスワードをもう一度入れます。
出典：Microsoft サポート「Excel ファイルを保護する」
パスワードを忘れると、Microsoft でも回復できません。作った本人も、パスワードが分からなければ開けなくなります。
本番のファイルにかける前に、コピーで一度試してください。 正直、開くたびにパスワードを入れるのは手間です。それでも、原価の入ったファイルを人に渡すなら、私はこの手間を払います。
暗号化しても、それだけで安全とは言い切れません
「Excel ファイルを保護する」のページには、暗号化についての注意も並んでいます。
- 機密情報を含むファイルをパスワード付きで配っても、常に安全とは限らない
- ファイルやパスワードを人と共有すると、意図しない人に渡る危険がある
- パスワードをかけても、悪意のある人から守れるとは限らない
出典：Microsoft サポート「Excel ファイルを保護する」
暗号化は、開ける人を決める入り口にすぎません。 パスワードは金庫の鍵というより、入口の受付くらいのものだと私は考えています。
パスワードをかける前に、持つ人と渡し方を決めます
暗号化したファイルを開けるのは、パスワードを知っている人です。 つまり、パスワードを知っている人が、そのまま開ける人になります。
たとえば、原価の入った見積もりの元表を、営業の担当に渡すとします。 ファイルをメールに付け、同じメールの本文にパスワードも書いて送ったとしたら、どうでしょう。 そのメールが転送されれば、受け取った人はだれでも開けてしまいます。
いまのファイルのパスワード、知っている人を全員言えますか？
じゃあ、どうするか。 パスワードをかける前に、次の3つを決めておきます。
- そのファイルを開く必要がある人は、だれか（名前ではなく役割で）
- パスワードを知っている人を、だれにするか
- ファイルとパスワードを、同じメールなどで一緒に渡していないか
「とりあえずパスワードをかけておく」は、順番が逆だと私は思います。 だれに開けてほしいかが決まっていないと、パスワードを教える相手もその場の判断になるからです。 開ける人を先に決め、パスワードはあとからかけてください。
暗号化したファイルは、共同編集でロックされる原因になります
みんなが同時に開いて使うファイルなら、もう1つ気をつけたいことがあります。 共同編集でファイルがロックされる原因の1つとして挙げられているのが、パスワードによる暗号化と、アクセスの制限です。
出典：Microsoft サポート「Excel ファイルの編集中にロックされる」
私なら、みんなで同時に書き込むファイルと、開ける人を絞りたいファイルは分けておきます。 両方を1つのファイルでかなえるのは、無理が出やすいからです。 共同編集ができないときに見る順番は、OneDriveでもエクセルを共同編集できないときに書きました。
人ごとに開ける範囲を決める仕組みは、組織の設定が前提です
パスワードは、知っている人ならだれでも同じように開けます。 人ごとに「見るだけ」「直してよい」を分けたいときの仕組みに、IRM（Information Rights Management。ファイルに人ごとの権限を付ける仕組み）があります。
Microsoft のページによると、IRM は、権限の無い人が機密情報を印刷・転送・コピーするのを防ぐためのものです。 人やグループの単位で、次のようなレベルを決められます。
- ［読み取り］：見るだけ
- ［変更］：読む・編集する・コピーする・保存する
- ［フル コントロール］：印刷・期限の設定・権限の付与なども含む
出典：Microsoft サポート「Excel の Information Rights Management を使用してブックへのアクセスを制限する」
ただし、IRM のポリシーやテンプレートを決めるのは、RMS の管理者や組織の IT 部門です。 また、悪質なプログラムやウイルス、画面を手で書き写すこと、写真に撮ることは防げません。
出典：Microsoft サポート「Excel の Information Rights Management を使用してブックへのアクセスを制限する」
似た仕組みに、秘密度ラベルがあります。ラベルによっては IRM による暗号化がかかります。 使うには Microsoft 365 サブスクリプションが要り、職場のアカウントに Office 365 Enterprise E3 か E5 のライセンスが割り当てられている必要があります。管理者がラベルを作って公開していることも条件です。
出典：Microsoft サポート「ファイルに秘密度ラベルを適用する」
人ごとの権限は、Excel の設定というより、会社の契約と管理の話です。 私なら、まずパスワードで開ける人を決めるところまでにします。人ごとの権限が要るとなったら、会社の契約を見直す相談として上に持っていくのが先です。
パスワードより先に、その数字を配るファイルに入れる必要があるかを確かめます
「Excel の保護とセキュリティ」のページでは、パスワードで保護しているから安全だと考えず、機密性の高い情報が入っているかもしれないファイルを配る前には、よく考えるよう注意されています。
出典：Microsoft サポート「Excel の保護とセキュリティ」
私も、関数やマクロで、在庫管理から発注、受け入れまでつながる管理表を作ってきました。 つながった表は便利な反面、どこかのシートに原価のような数字が入ったまま、ファイルごと渡してしまいやすい作りです。
たとえば、受け入れの担当が使うのは、品名・数量・入荷日の列だけかもしれません。 だったら、渡すファイルにはその列だけを写し、原価の列は元のファイルに残しておけばいいんです。
そのファイル、本当に原価の列まで要りますか？
見られて困る数字は、そもそも渡すファイルに入れない。 パスワードより先に、私はここを考えます。 渡す前に、非表示のシートも含めて、中身を一度確かめてください。
Excel が悪いわけじゃないんです。 ただ、渡す相手ごとにファイルを分けて写す手間が毎回になってきたら、それは限界が見えてきた合図です。 私が Excel の管理表からアプリを自作したのも、必要な人が必要なときに作業でき、進み具合を把握しやすい形にしたかったからです。
まとめ：開ける人を決めるのは、パスワードより先に「だれに渡すか」
- シートの保護・ブックの保護・最終版にするは、ファイルを開くことを止めない
- 開ける人を決めるなら、ファイルをパスワードで暗号化する。教える相手を先に決める
- パスワードの前に、見られて困る数字を渡すファイルに入れる必要があるかを確かめる
まずは、渡す予定のファイルのコピーを作り、どのシートにどんな数字が入っているかを見てみてください。
Next Creations では、現場の作業を観察し、その流れに合わせた業務システムの個別開発をお受けしています。 「だれに、どの数字を見せればよいかが決まっていない」という段階でも構いません。info@next-creations.jp までお気軽にご相談ください。
この記事で確かめた資料
この記事の Excel の機能の説明は、次の Microsoft の公式ページで確かめました。
- Microsoft サポート「Excel の保護とセキュリティ」
- Microsoft サポート「Excel ファイルを保護する」
- Microsoft サポート「ブックを保護する」
- Microsoft サポート「ファイルの最終版への変更を防ぐ」
- Microsoft サポート「Excel ファイルの編集中にロックされる」
- Microsoft サポート「Excel の Information Rights Management を使用してブックへのアクセスを制限する」
- Microsoft サポート「ファイルに秘密度ラベルを適用する」
メニューやボタンの名前、手順は、Excel が新しくなると変わることがあります。お使いの Excel で一度確かめてみてください。
