エクセルのファイルサイズを小さくする方法｜戻せない設定に注意

管理表をメールに添付しようとしたら、大きすぎて送れなかった。 社内サーバーの空きが少ないから、ファイルを整理してほしいと言われた。 そんなとき、中身を消さずに小さくできないかと考えませんか？

私も、データが重くなりやすいことには手を焼きました。 表のデータを消さずに試せる方法は、Microsoft の公式ページにいくつか載っています。 まずは、今のファイルのコピーを1つ作るところから始めてみてください。

試す順番は、まずコピーを作り、次に保存の形式、画像、ピボットテーブルの元データの控えの設定です。 どれも、表に入力したデータは消さずに済みます。 ただし、画像の設定の中には、元に戻せなくなるものがあります。

小さくする前に、ファイルの控えを取ってコピーで試します

最初にやるのは、元のファイルを残したまま、コピーを1つ作ることです。

Microsoft サポートの「Excel スプレッドシートのファイル サイズを小さくする」のページには、ファイルを小さくする方法が5つ挙がっています。

出典：Microsoft サポート「Excel スプレッドシートのファイル サイズを小さくする」

このうち画像の2つには、元に戻せなくなる設定が含まれています。 だから、どの方法も本番のファイルではなく、コピーで試します。 正直、コピーを作るひと手間は面倒です。それでも、戻せない設定をいきなり本番で試すより、ずっと気が楽です。

シートを減らす方法は、使っていないデータだけのシートが対象です

ワークシートの数を減らす方法の対象は、使っていないデータだけが入っていて、使っている数式を含まないシートです。 ブックの中のデータが多いほど、ファイルは大きくなります。

出典：Microsoft サポート「Excel スプレッドシートのファイル サイズを小さくする」

「ファイルが大きいのは、シートが多いから」と決めつけるのは早い、と私は思います。 理由として挙がっているのは、シートの枚数ではなく、データの量です。 シートを消す前に確かめたい所は、エクセルが重い原因｜シートを減らす前に確かめる3か所にまとめました。 月ごとにシートを足していく管理表なら、エクセルの月別シート管理が大変な理由も合わせて読んでみてください。

シートを消さずに試せるのは、残りの3つです。

保存の形式は、ふだんの .xlsx からバイナリ形式（.xlsb）に変えられます

いちばん手軽なのは、保存するときの形式を変える方法です。

ふだん Excel が保存する .xlsx は、XML（データを文字で書き表す決まりの1つ）を使った既定の形式です。 一方の .xlsb は、バイナリ（コンピューターが読む形のデータ）のファイル形式になります。

出典：Microsoft サポート「Excel でサポートしているファイル形式」

Microsoft のファイル サイズのページによると、ほとんどの場合はバイナリ形式で足り、ファイルも小さくなる、という趣旨の説明があります。 変え方は2通りです。

出典：Microsoft サポート「Excel スプレッドシートのファイル サイズを小さくする」

ただし、.xlsx は XML を使った開かれた規格（中身の決まりが公開されている形式）です。 Microsoft 以外の会社のプログラムでデータを使うときは、この点が大事になります。

出典：Microsoft サポート「Excel スプレッドシートのファイル サイズを小さくする」

その管理表のデータ、Excel 以外のソフトに読み込ませていませんか？ たとえば、別の会社が作った生産管理の仕組みに、毎月取り込んでいるファイルです。 私なら、そういうファイルは .xlsx のまま残し、社内で Excel だけで開く管理表から試します。

「重いなら、全部 .xlsb にしてしまえばいい」とは、私は考えていません。 すべてのファイルの既定を変えるのは、一度試して困らないと分かってからで十分です。

画像は、圧縮と既定の解像度の2か所で小さくします

管理表に写真や図を貼っているなら、画像の設定も見ておきたい所です。 部品の写真や、手順の図を貼った管理表はありませんか？

画像を小さくする機能は、Microsoft 365 の Web 版（ブラウザーで使う Excel）では使えない、という趣旨の注が Microsoft の画像のページにあります。 操作は、パソコンに入れたアプリで行います。

出典：Microsoft サポート「Microsoft Office で画像のファイル サイズを小さくする」

図の圧縮は、トリミングした部分を消すかどうかを先に決めます

1つ目は、貼った画像を圧縮する方法です。 画像を選ぶと出るタブの、調整のグループにある［図の圧縮］を選びます。 タブの名前は［図の書式］か［図の形式］で、資料によって呼び名が揃っていません。

開いた画面では、次の3つを決めます。

出典：Microsoft サポート「Excel スプレッドシートのファイル サイズを小さくする」

圧縮すると細部が失われ、画像の見た目が変わることがあります。

出典：Microsoft サポート「Microsoft Office で画像のファイル サイズを小さくする」

「画像は全部まとめて圧縮すればいい」は、半分しか合っていません。 たとえば、図面の細かい線や、小さな文字が写った写真は、細部が欠けると読めなくなります。 私なら、まず1枚だけ圧縮して、細かい所が読めるかを見てから、ほかの画像に広げます。

編集データを捨てる設定は、画像を元に戻せなくなります

2つ目は、画像を低い解像度で保存する設定です。 ファイルのメニューの［オプション］→［詳細設定］を開きます。 イメージのサイズと画質の欄で、対象のファイルを選んで設定します。 この欄の名前も、資料によっては画質ではなく品質です。

確かめるのは次の3つです。

出典：Microsoft サポート「Excel スプレッドシートのファイル サイズを小さくする」

この設定が効くのは、今のファイルか、対象に選んだファイルだけです。 新しいファイルすべてに効かせたいときは、対象を選ぶ欄で選び直します。

出典：Microsoft サポート「Microsoft Office で画像のファイル サイズを小さくする」

編集データを捨てる項目をオンにすると、画像を編集する前の状態に戻すためのデータが消えます。あとで戻したくなったら、画像を貼り直すしかありません。

面倒くさがりの私でも、ここだけは手を抜きません。 貼り直す画像の元が手元に残っているかどうか、先に確かめておくと安心です。

ピボットテーブルは、元データの控えを保存せず、開くときに更新します

ピボットテーブル（表のデータを集計する機能）を使っているなら、元データの控えの設定を見ます。

ピボットテーブルの元データの控え（ピボット キャッシュ）は、ファイルと一緒に保存できます。 これを保存せず、ファイルを開くときにデータを更新する設定に変える、というのが Microsoft のファイル サイズのページにある方法です。

出典：Microsoft サポート「Excel スプレッドシートのファイル サイズを小さくする」

3つ目の項目は、資料によって名前の訳が違います。 元のデータをファイルと一緒に保存するかどうかを決める項目なので、その意味の名前を探してください。 Web 版では、一部のオプションが使えません。

出典：Microsoft サポート「ピボットテーブル オプション」

気になるのは、チェックを外したあとの使い勝手です。 確かめた範囲では、「Excel スプレッドシートのファイル サイズを小さくする」のページに、チェックを外したときの不便の説明はありませんでした。 私なら、コピーで設定して、いったん閉じて開き直し、待ちが気にならないかを見てから本番のファイルに移します。

ファイルが小さくなっても、開くたびに使う人が待たされるなら、手間が別の所へ移っただけなんですよね。 事務所の都合だけで決めず、毎日そのファイルを開く人に一度使ってもらうのが確かです。

まとめ：控えを取ってから、形式・画像・ピボットテーブルの順に試す

まずは、いちばん大きいファイルのコピーを作り、保存の形式を変えるところから試してみてください。

Excel が悪いわけじゃないんです。 ただ、小さくしてもデータが増えるたびに大きくなるなら、表の作りや仕事の流れから見直す時期かもしれません。 社内サーバーに置いた管理表を、同時に更新できないといった困りごとは、共有Excelを同時編集できない理由と解決策に書いています。

Next Creations では、現場の作業を観察し、その流れに合わせた業務システムの個別開発をお受けしています。 「このファイル、どこから手を付ければいいか」というメモだけでも構いません。info@next-creations.jp までお気軽にご相談ください。

この記事で確かめた資料

この記事の Excel の機能の説明は、次の Microsoft の公式ページで確かめました。

• Microsoft サポート「Excel スプレッドシートのファイル サイズを小さくする」（手順は、新しいバージョン向けと Office 2016 向けのタブに分かれています）
• Microsoft サポート「Microsoft Office で画像のファイル サイズを小さくする」（Office 共通の説明で、Excel だけの手順ではありません）
• Microsoft サポート「ピボットテーブル オプション」
• Microsoft サポート「Excel でサポートしているファイル形式」

メニューや項目の名前は、ページによって訳が揃っていない所があります（図の書式と図の形式、など）。画面の文言や手順は、Excel が新しくなると変わることがあります。お使いの Excel で一度確かめてみてください。